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세이프인의 문서보관이야기!

안녕하세요. 세이프인 입니다!

오늘 소개드릴 모습은 세이프인에서 문서보관하고 있는 모습 입니다.

문서보관?

뭐 다른 보관이랑 비슷하지 않을까요?

하지만 다릅니다!

엄청나게 다릅니다.

그냥 화물처럼 문서를 잘 보관하면 되는줄 아시는 분들이 계신데요!

문서보관은 보관업계에서도 또 새로운 분야 입니다!

하나하나 차근차근 설명을 해드릴께요!



일단 문서를 보관하는 이유부터 알아볼까요?

세이프인에 문서를 보관하고 있는 업체는 생각보다 많은데요.

대형 보험사 같은 경우는 과거 고객들의 보험약관과 계약서가 모두 보관되어있구요!

모 외국법인 같은 경우는 법인이 철수해도 10년간 모든 서류를 보관해야 하기 때문에 보관을 한다는 군요!

주로 각종 계약서나 업무문서등이 많이 보관됩니다.

그밖에 기타 다양한 서류들이 보관되어 있습니다.



문서보관이 까다로운 이유가 몇가지 있는데요!

첫째로는 부피는 작고 무게는 많이 나갑니다.

사실 엄청난 양의 문서들을 가져오셔도 1~2개의 우든케이스 정도면 거의 다 들어가더군요.

그러다보니 보관비용은 적게 나가고 종이의 무게는 많이 나갑니다.

당연히 일반 창고에서는 보관하기 꺼려하겠죠!


두번째로 화재와 습기에 약해서 보관이 까다롭습니다.

종이는 불에도 잘 타지만 습기를 빨아들이고 곰팡이도 쉽게 피다보니 보관이 상당히 힘듭니다.

그러다보니 일반 창고에서 보관하기는 쉽지 않습니다.


세번째로 대부분 중요서류가 많습니다.

굳이 문서를 보관하는 이유는 계약서 및 각종 중요문서일 가능성이 높겠죠

이런 문서의 경우 분실이나 소실 되었을때 파장이 엄청납니다!

보안에 취약한 창고는 보관 엄두도 못냅니다.


네번째로 언제든지 찾아볼 수가 있어야 합니다.

1개의 우든에 엄청난 양의 문서가 보관되어있는데~

그 중 몇몇 서류만 찾겠다는 경우가 많습니다.

정확한 위치를 알면 쉽게 찾는데 모르면 전부 뒤져봐야하는 불상사가 생깁니다.

그러다보니 그냥 일반 창고나 컨테이너에 대충 넣어놨다가는 대책이 안섭니다.


마지막으로는 기간이 만료된 서류는 폐기해야 합니다.

폐기하는데도 비용과 시간이 들기 때문에 마지막까지도 관리가 쉽지 않습니다.


뭐 이외에도 기타 여러가지 이유로 문서보관만 전문으로 하는 창고도 따로 있습니다.

세이프인 역시 문서보관을 꽤 오래전부터 하고 있는데요!

여기서도 우리 세이프인 만의 노하우가 있습니다.


우선 사진 한장 보실까요!

모업체에서 필요한 서류를 찾아가겠다고 연락이 왔습니다.

일단 그 서류가 있는 우든 케이스를 꺼냈습니다!

우든케이스안에는 방수코팅박스로 다시한번 포장한 문서들이 빼곡히 들어서 있습니다.

세이프인의 문서전용박스들은 방수코팅이 되어있어 습기에 강할 뿐 아니라~

세이프인 우든케이스에 딱 맞게 제작되어있기 때문에

빈공간없이 공간을 완벽하게 활용할 수 있습니다!


그리고 필요한 서류가 들어있는 박스를 찾고 있는데요!

박스 사이드 빈칸에 박스넘버가 붙어있는것 보이시나요?

박스마다 넘버링을 하고 들어있는 서류의 종류나 위치를 입고하기전에 표시해놓습니다.

그리고 보관프로그램에 따로 입력해놓습니다.

자동으로 입력되면 참 좋겠지만 서류 특성상 쉽지 않습니다.

그러다보니 모두 수작업입니다.

새로 짓고있는 제3물류창고역시 입출고까지는 자동이지만 역시나 문서는 사람이 찾아야 합니다!


이렇게 해서 따로 필요한 부분만 가져갈 수 있도록 꺼내놓은 모습입니다!

아마 고객사에서 가져가셔서 확인하시고 필요한 부분 복사하시고 다시 보내주실 것 같습니다!

문서보관이 힘든건 거의 대부분 작업이 수작업이라는 것과 문서의 정확한 위치를 모르면 정말 대책이 없다는 거겠죠!

그래서 가끔은 다른 저렴한 업체에 문서를 맡겼다가도 저희에게 다시 오시는 경우도 많습니다.



비슷한 경우로 방송국의 촬영테이프나 영화촬영필름도 많이들 보관하십니다!

아무리 보관이 까다로운 어떤 화물이라도 문의만 주시면 최선을 다해서 보관해 드리도록 하겠습니다!

더 자세한 문의는


금민수 차장

010-6334-0123으로 연락주시면

각종 문서보관 및 중요화물 보관에 대해 친절히 알려드리겠습니다! 




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보관 전문기업

세이프인 1599-7233


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